Procedura zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów

 

Procedura zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, zwana dalej procedurą

 

§ 1.

Postanowienia ogólne

 

1.           Niniejsza procedura jest zgodna z wymogami określonymi w Ustawie o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024r., poz. 928 z dnia 14.06.2024r.), zwanej dalej Ustawą i ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami prawa oraz ochronę sygnalisty.

2.           Ilekroć w niniejszej procedurze jest mowa o:

1)        Centrum – należy przez to rozumieć Centrum Kultury Nowy Pafawag;

2)        Pracodawcy – należy przez to rozumieć dyrektora Centrum Kultury Nowy Pafawag.

3.           Definicje użyte w niniejszej procedurze określone zostały w art. 2 Ustawy:

1) działanie następcze – należy przez to rozumieć działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych; 

2) działanie odwetowe – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście; 

3) informacja o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub 
w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt 
w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa; 

4) informacja zwrotna – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań; 

4.        Ustanowienie procedury zostało poprzedzone konsultacjami z przedstawicielami pracowników w terminie od 23 sierpnia 2024. do  30 sierpnia 2024r.

5.        Do zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych uprawnieni są przedstawiciele pracowników: Anna Lewińska i Adam Buczma, zwani dalej przedstawicielami pracowników lub przyjmującymi zgłoszenie, którzy posiadają  upoważnienie, zgodnie z załącznikiem nr 1.

6.        Osoby upoważnione obowiązane są do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych. 

 

§ 2.

Naruszenie prawa

 

1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa (zakres przedmiotowy Ustawy), dotyczące w szczególności: 

- korupcji;

- zamówień publicznych; 

- usług, produktów i rynków finansowych;  

- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; 

- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; 

- bezpieczeństwa transportu; 

- ochrony środowiska; 

- zdrowia publicznego; 

- ochrony konsumentów; 

- ochrony prywatności i danych osobowych; 

- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; 

-  interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; 

- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji 
i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; 

- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w niniejszym punkcie.

2.      Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być także naruszenia obowiązujących 
w Centrum regulacji wewnętrznych w szczególności w zakresie przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji i realizacji zasady równego traktowania oraz standardów etycznych, a także bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

3.      Przez informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą należy rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Centrum lub na rzecz Centrum, w ramach, których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.

4.      Niniejsza procedura nie obejmuje przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach obowiązków pracowniczych, podlegających odpowiedzialności w przepisach prawa pracy oraz wewnętrznych dokumentach Centrum regulujących stosunek pracy. 

5.      Niniejszej procedury nie stosuje się także w przypadkach wyłączonych z zakresu Ustawy.

 

§ 3.

Sygnalista

 

1.           W procedurze przez sygnalistę rozumie się osobę fizyczną, która zgłasza informacje 
o naruszeniu prawa uzyskaną w  kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy, w tym m.in.:

- pracownik;

- pracownik tymczasowy;

-  osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

- członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej; 

- osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; 

- stażysta; 

- wolontariusz; 

- praktykant; 

- były pracownik;

- kandydat do pracy.

2.           Sygnalista podlega ochronie przewidzianej w procedurze od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa 
w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację 
o naruszeniu prawa.

3.           Sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara) nie podlega ochronie przewidzianej w procedurze. Dodatkowo kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego,  wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. 

 

§ 4.

Zgłoszenia wewnętrzne – tryb, rejestr

 

1.           Sposób przekazywania zgłoszeń wewnętrznych obejmuje możliwość dokonywania zgłoszeń wyłącznie w formie: 

- pisemnej w postaci papierowej w zamkniętej kopercie opatrzonej zapisem „zgłoszenie naruszenia”, osobiście w sekretariacie w godz. 8.00-15.00 lub listownie na adres Centrum Kultury Nowy Pafawag, ul. Chociebuska 4-6, 54-433 Wrocław,

- elektronicznej wysłanej na adres  a.buczma@cknp.pl lub a.lewinska@cknp.pl,

-  ustnej na spotkaniu z przedstawicielami pracowników / przedstawicielem pracowników 

Na podstawie art. 26 ust. 6 ustawy o ochronie sygnalistów  na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Z przyjęcia zgłoszenia obecny podczas spotkania jeden z przedstawicieli pracowników sporządza protokół. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia takiego protokołu.

2.           Przestrzeganie sposobów przekazywania zgłoszeń wewnętrznych, określonych w § 4 pkt. 1 zapewnia w szczególności ochronę tożsamości sygnalisty, osoby której dotyczy zgłoszenie, pozostałych osób ze zgłoszenia oraz treści zgłoszenia.

3.           Zgłoszenie powinno zawierać:

- czego dotyczy naruszenie prawa,

- dane osobowe sygnalisty (fakultatywne),

- dane osoby pomagającej w zgłoszeniu (jeżeli dotyczy),

- kto dopuścił się naruszenia prawa (dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie),

- na czym polegają lub polegały naruszenia prawa,

- kiedy i gdzie zgłaszane naruszenia prawa miały miejsce,

- dowody i inne informacje, które mogą się okazać pomocne w rozpatrywaniu zgłoszenia.

4.           Każde zgłoszenie wewnętrzne jest rejestrowane zgodnie z art. 29 Ustawie o sygnalistach 
w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, zwanego dalej rejestrem. Wpisu do rejestru dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego. 

5.           Rejestr prowadzony jest przez jednego z przedstawicieli pracowników  przy zachowaniu zasad ochrony danych osobowych oraz przy uwzględnieniu zobowiązania do zachowania poufności tożsamości zgłaszającego oraz osób związanych z daną sprawą.

6.           Rejestr obejmuje: numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób, adres do kontaktu sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy.  

7.           Niniejsza procedura nie obejmuje zgłoszeń anonimowych (jeśli sygnalista nie podał swoich danych osobowych lub kontaktu) , jednak takie zgłoszenie  jest rejestrowane w rejestrze 
i oznaczone jako anonim.

8.           Zgłoszenia wewnętrzne dokonane anonimowo lub/i zawierające informacje w sposób oczywisty niewiarygodne  lub /i o niedającej się zweryfikować treści, nie będą rozpatrywane. 

 

§ 5.

Zgłoszenia wewnętrzne – sposób postępowania

 

1.           Po rejestracji zgłoszenia wewnętrznego rozpoczyna się proces weryfikacji zgłoszenia, polegający na ustaleniu, czy zgłoszenie spełnia warunki określone w niniejszej procedurze. Jeżeli zachodzi konieczność uzyskania dodatkowych informacji związanych z otrzymanym zgłoszeniem wewnętrznym, przedstawiciel pracowników może skontaktować się z sygnalistą poprzez wskazane dane kontaktowe na każdym etapie realizacji sprawy, jeżeli taki kontakt został podany.

2.           Zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt. 5 Ustawy w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego przedstawiciel pracowników przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie. 

3.           Po wpłynięciu i rejestracji wniosku podejmowane jest  działanie następcze, które zgodnie 
z Ustawą jest działaniem w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, 
w szczególności przez postępowanie wyjaśniające (czynności mające na celu wyjaśnienie wszystkich okoliczności zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym, np. wysłuchanie osób mogących mieć związek ze zgłoszeniem, przy czym wysłuchanie wymaga zgody takiej osoby; zapoznanie się z dokumentami mogącymi mieć związek ze zgłoszeniem).

4.           Działania następcze  podejmowane są z zachowaniem należytej staranności oraz przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości sygnalisty.

5.           Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

6.            W przypadku, gdy:

- naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Centrum przedstawiciel/e pracowników podejmuje/ą  działania naprawcze,

- naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej  Centrum to przedstawiciel/e pracowników zwraca/ją się do Pracodawcy o wniesienie oskarżenia do właściwego organu publicznego lub o podjęcie działania w celu odzyskania środków finansowych lub wszczyna/ją  inne postępowanie określone przepisami prawa,

 - zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne (w szczególności zarzuty objęte zgłoszeniem zostały ocenione jako nieprawdziwe lub zgłoszenie dotyczy okoliczności nieobjętych zakresem niniejszej procedury), w tej sytuacji przedstawiciel/e pracowników oddala/ją zgłoszenie 
i zamyka/ją postępowanie określone niniejszą procedurą.

7.            Informacja zwrotna dotycząca planowanych lub podjętych działań następczych (ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa, w szczególności przez prowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli bądź innego postępowania na podstawie przepisów prawa lub oddalenie zgłoszenia) 
w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa wraz z podaniem powodów takich działań nastąpi w terminie maksymalnie  do 3 miesięcy od daty wpłynięcia zgłoszenia wewnętrznego.

8.           Przedstawiciel/e pracowników nie przekazuje/ą sygnaliście informacji zwrotnej, jeśli nie podał on adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

§ 6.

Działania odwetowe

 

1.           Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

2.           Do zakazanych działań odwetowych należą w szczególności:

 - odmowa nawiązania stosunku pracy;

- wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;

- niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;

- niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony;

- niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony,  w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

- obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;

- wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;

- pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;

- przeniesienie na niższe stanowisko pracy;

- zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

- przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;

- niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

- negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;

- nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka 
o podobnym charakterze;

- przymus, zastraszanie lub wykluczenie;

- mobbing;

- dyskryminacja;

- niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;

- wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

- nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne;

- działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub 
w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;

- spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;

- wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

3.           Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą.

 

 

 

 

§ 7.

Zgłoszenia zewnętrzne

 

1.      Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych.

2.      Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez organ centralny - Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych, obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

3.      Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami 
w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.

4.      Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie zgodnie z art. 36 Ustawy, 
w zastosowaniem odpowiednio przepisów art. 26 ust. 2–8.

5.      Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane: 

1) w postaci papierowej – na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie; 

2) w postaci elektronicznej – na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.

6.      Organ publiczny: 

1) przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne; 

2) dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych; 

3) rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu; 

4) przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu – oraz informuje o tym sygnalistę; 

5) podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności; 

6) przekazuje sygnaliście informację zwrotną.

 

§ 8.

Postanowienia końcowe

 

1.           W zakresie nieuregulowanym w zarządzeniu zastosowanie mają przepisy Ustawy.

2.           Przedstawiciele pracowników nie rzadziej niż raz w roku, przekazuje Pracodawcy  zbiorczą informację o zgłoszeniach wewnętrznych oraz o podjętych w związku z tymi zgłoszeniami działaniach następczych w formie notatki służbowej z zachowaniem. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 1        

do Zarządzenia Nr 24/2024 z dnia 17.09.2024r.

 

Wrocław,   ………………..……………..

 

 

 

Upoważnienie 

 

               Na podstawie art. 27 Ustawy o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024r., poz. 928 z dnia 14.06.2024r.) niniejszym upoważniam 

Pana/Panią  ………………............................................................................……………………………………..

do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w art. 27 ust. 1 Ustawy o ochronie sygnalistów.

 

 

 

 

 

………………………………………………..

podpis dyrektora

 

 

 

 

 

 

 

Oświadczam, że zgodnie z udzielonym mi upoważnieniem zostałem/am poinformowany/a 
o obowiązku zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskałem/am 
w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonuję pracę.

 

 

 

 ………………………………………………………

                    podpis Upoważnionego